Formålet ved behandling av personopplysninger

Hovedoppgaven til Charlottenlund Barnehage er å utføre barnehagedrift i samsvar med gjeldende lover og regler. Dette gjør det nødvendig å behandle personalopplysninger om barn, foreldre og andre som har en relevant tilknytning til og informasjon i forhold til barnehagen.

Disse personopplysninger skal underbygge en drift som knytter seg til barnets sitt behov for omsorg, lek, læring og danning.

Sikkerhet

Barnehagen har dokumentert teknisk og organisatoriske tiltak som sikrer at personopplysningene behandles på en måte som sikrer konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet.

Barnehagepersonalet er underlagt streng lovbestemt taushetsplikt, jamføre § 20 i Barnehageloven. Absolutt alle ansatte ved barnehagen har underskrevet taushetserklæring.

Alle personopplysninger lagres innenfor EU/EØS og innfrir dermed Personopplysningsloven.

Behandlingsgrunnlag

Behandlingsgrunnlaget for personopplysningene er GDPR artikkel 9.2 bokstav a (eksplisitt samtykke) og artikkel 8 punkt 1 (om foresattes samtykke på vegne av barnet).

Mottakere av personopplysningene

Barnehagen utlevere kun personopplysninger hvor vi er lovpålagt å gjøre det eller hvor det er gitt samtykke av foresatte. Som ledd i gjennomføringen av barnehagedrift er Barnehagen pliktig til å utlevere opplysninger i gitte tilfeller. Dette kan være offentlige eksterne instanser eller ved fakturering.

Den registrertes rettigheter

Ved å henvende seg til Barnehagen har den registrerte rett til å kreve

• innsyn i,
• korrigering av og/eller
• sletting av personopplysninger som gjelder seg selv.

Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Klage eller spørsmål

Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger kan du kontakte behandlingsansvarlig: Charlottenlund Barnehage, Conrad Holmboes vei 106 B, 9011 Tromsø. Telefon: 77 65 89 29.

Hva registrerer vi når barn og foresatte bruker barnehagen?

Ved oppstart i barnehagen bes foresatte om å oppgi eller reservere seg mot samtykke, i forhold til:

• Kontaktinformasjon.
• Erklæring om helsetilstand.
• Samtykkeskjema for publisering av bilder, video og adresselister.
• Samtykke til bruk av offentlig transportmidler.
• Erklæring om kartlegging i «TRAS» og «Alle med».

Videre så innhenter barnehagen samtykke i spesifikke tilfeller:

•        Samtykkeerklæring for deling av informasjon med eksterne instanser.

Rutiner ved innhenting av personopplysninger

Barnehagen har rutine som omhandler personopplysninger. Disse rutinene skal sikre god og riktig behandling som samsvarer med gjeldende lover og regler.

Samtykke og personvern

Rutinen skal sikre at vi innhenter samtykke fra barnets foresatte når vi har behov for å håndtere personopplysninger ut over det rettslige grunnlaget som avtalen om barnehageplass, eller loven gir oss.

Innhente personopplysninger

Rutinen beskriver hvordan vi innhenter nødvendig informasjon om nye barn og sine foresatte.

Oppstart i barnehagen

Rutinen skal sikre at barnehagen har tilstrekkelig informasjon om barnet ved oppstart.

Oppbevaring og behandling av personopplysninger

Rutinen beskriver hvordan vi håndterer personopplysninger om barn og ansatte på en sikker og forsvarlig måte.

Retting og sletting

Rutinen skal bidra til å sikre at opplysningene barnehagen har registrert er korrekt og at opplysningene slettes når de ikke lengre er nødvendig.

Felles oversikt over tillatelser og reservasjoner

Barnehagen har opprettet en oversikt over hvilke tillatelser og reservasjoner foresatte har oppgitt. Denne brukes aktiv slik at de ansatte forholder seg korrekt til de foresattes samtykke, og inneholder følgende punkter: Foto til intern bruk, Videofilming til intern bruk, Felles barnehageportrettbilde, Foto/video fra pressen, Bilder på åpen hjemmeside, Video på åpen hjemmeside, Bilder på passord beskyttet område, Video på passord beskyttet område, Oppføring på adresseliste, Publisering og deling av adresseliste.

Hva registrerer vi når du kontakter oss?

Telefon

Når du ringer oss, vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte i vår telefonsentral. Ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat som journalføres etter samtalen. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

E-post

E-post er ingen egnet kommunikasjonsform for utveksling av sensitive personopplysninger eller annen beskyttelsesverdig informasjon, da man ikke kan garantere for sikkerheten mellom avsender og mottaker. Derfor skal ingen sensitiv opplysninger sendes ved bruk av e-post. Vi ber deg å ta hensyn til dette, og sende slike opplysninger pr brev eller kontakte oss på telefon. Vi skanner all inngående e-post for virus og skadevare for å beskytte våre systemer.